Vinnustaðir sveitarfélaga hafa ólík hlutverk, fjölbreytta daglega starfsemi og ólíka samsetningu mannauðs. Fyrir vikið er mikilvægt að betri vinnutími sé útfærður í nærumhverfinu með vinnutímanefnd.
Í vinnutímanefnd eru fulltrúar starfsfólks og stjórnenda. Sveitarstjóri/sviðsstjóri/forstöðumaður skal eiga frumkvæði að því að hefja undirbúning breytinganna og kallar vinnutímanefnd saman að fengnum tillögum trúnaðarmanna/starfsfólks og stjórnenda. Hópurinn þarf að endurspegla fjölbreytileika starfa og mismunandi aðstæður starfsfólks, s.s. bundna eða sveigjanlega viðveru. Við val á fulltrúum þarf að tryggja að ASÍ, BHM, BSRB og KÍ eigi hvert sinn fulltrúa að því gefnu að starfsmenn séu félagsmenn í aðildafélögum þessara heildarsamtaka. Miðað er við að nefndirnar verði fámennar og nefndarmenn 5-6 en hver vinnustaður ákveður hvað hentar best.
Heimilt er að víkja frá þessu verklagi ef allir starfsmenn eru samþykkir því að annað fyrirkomulag henti betur. Það getur t.d. átt við ef styttri vinnutími hefur þegar tekið gildi eða ef starfsmenn eru mjög fáir. Alltaf skal uppfylla sömu markmið um upplýsingaöflun og samráð við starfsfólk um innleiðingu styttingar vinnutíma. Niðurstöðuna á að tilkynna til hlutaðeigandi sveitarstjórnar eða stjórnun stofnunar og senda afrit til innleiðingarhóps á netfangið betrivinnutimi@samband.is sbr. skref 7a.
Vinnustaðir sveitarfélaga hafa ólík hlutverk, fjölbreytta daglega starfsemi og ólíka samsetningu mannauðs. Fyrir vikið er mikilvægt að betri vinnutími sé útfærður í nærumhverfinu með vinnutímanefnd.
Í vinnutímanefnd eru fulltrúar starfsfólks og stjórnenda. Sveitarstjóri/sviðsstjóri/forstöðumaður skal eiga frumkvæði að því að hefja undirbúning breytinganna og kallar vinnutímanefnd saman að fengnum tillögum trúnaðarmanna/starfsfólks og stjórnenda. Hópurinn þarf að endurspegla fjölbreytileika starfa og mismunandi aðstæður starfsfólks, s.s. bundna eða sveigjanlega viðveru. Við val á fulltrúum þarf að tryggja að ASÍ, BHM, BSRB og KÍ eigi hvert sinn fulltrúa að því gefnu að starfsmenn séu félagsmenn í aðildafélögum þessara heildarsamtaka. Miðað er við að nefndirnar verði fámennar og nefndarmenn 5-6 en hver vinnustaður ákveður hvað hentar best.
Heimilt er að víkja frá þessu verklagi ef allir starfsmenn eru samþykkir því að annað fyrirkomulag henti betur. Það getur t.d. átt við ef styttri vinnutími hefur þegar tekið gildi eða ef starfsmenn eru mjög fáir. Alltaf skal uppfylla sömu markmið um upplýsingaöflun og samráð við starfsfólk um innleiðingu styttingar vinnutíma. Niðurstöðuna á að tilkynna til hlutaðeigandi sveitarstjórnar eða stjórnun stofnunar og senda afrit til innleiðingarhóps á netfangið betrivinnutimi@samband.is sbr. skref 7a.
Vinnutímanefndin boðar til samráðsfundar með öllu starfsfólki og stjórnendum til að ræða breytingar á vinnutíma. Nefndin kynnir upplýsingaöflun og greiningu. Þá er gott að ræða hvaða kosti fólk sér sjálft til að nýta vinnutímann betur enda þekkir það sín störf, ferla og samstarf vegna sinna verkefna best. Jafnframt að taka til umræðu óskir starfsmanna og stjórnenda um breytingu á vinnutíma með hliðsjón af starfsemi og þjónustu sem vinnustaðurinn veitir.
Markmið samráðsfundarins er að tryggja aðkomu og þátttöku allra starfsmanna og stjórnenda en það má útfæra með ólíkum hætti eftir því hvað hentar best. Á stærri vinnustöðum gæti hentað að fundurinn sé með þjóðfundafyrirkomulagi þar sem kynntar niðurstöður greininga og hafa umræðu um hvernig megi auka skilvirkni og vinna betur á styttri tíma. Hægt er að skipta starfsfólki upp í hópa eftir t.d. sviðum eða deildum. Á minni vinnustöðum gæti hentað betur að samtalið sé óformlegra enda gefst öllum kostur á að taka þátt í samtalinu og koma sínum skoðunum á framfæri.
Vinnutímanefnd vinnur úr samtalinu og þeim tillögum sem þar koma fram og gerir tillögur að breyttu skipulagi vinnutíma og skipulagi hléa. Sérstök tillaga skal gerð um skipulag vinnutíma þess starfsfólks sem vinnur störf þar sem sveigjanlegum hléum verður ekki við komið og afleysinga er þörf.
Tillögurnar geta einnig verið mismunandi eftir hópum, t.d. ef fleiri en einn vinnustaður er hjá viðkomandi sveitarfélagi/stofnun, um blandað vinnufyrirkomulag sé að ræða (dagvinnu og vaktavinnu) og eftir því hvort störf séu einsleit eða fjölbreytt.
Vinnutímanefndin ber ábyrgð á því að þær tillögur sem lagðar eru fram séu framkvæmanlegar með hliðsjón a starfsemi vinnustaðar og innra skipulagi.
Nefndin getur ákveðið að kalla eftir frekari gögnum við úrvinnslu tillagna.
Vinnutímanefnd kynnir tillögur sínar fyrir starfsfólki og stjórnendum og þeim gefinn kostur á að bregðast við þeim.
Að því loknu undirbýr vinnutímanefndin tillögur að samkomulagi í samræmi við niðurstöðu samtalsins og undirbýr atkvæðagreiðslu.
Starfsfólk og stjórnendur greiða atkvæði um tillögur vinnutímanefndar í leynilegri kosningu. Að minnsta kosti helmingur starfsmanna þarf að taka þátt og þarf meirihluti að samþykkja tillöguna eða meirihluti þeirra starfsmanna sem tillagan fjallar um ef tillögur eru fleiri en ein eftir hópum starfsfólks, deildum eða sviðum.
Mögulega þarf að endurtaka atkvæðagreiðslu til að komast að niðurstöðu í þeim tilvikum þar sem tillögur eru fleiri en ein. Ef boðið er upp á fleiri en eina útfærslu fyrir hvern starfsmannahóp er það sú tillaga sem fær flest atkvæði sem verður fyrir valinu. Sé atkvæði hverrar tillögu með svipaðan stuðning gæti önnur kosning milli tveggja efstu tillagnanna endurspeglað betur vilja meirihlutans.
Atkvæðagreiðsla getur verið framkvæmd á fundi eða rafrænt.
Ef tillaga um samkomulag um breytt skipulag vinnutíma er samþykkt skal vinnutímanefnd senda hana til sveitarstjórnar/stjórnar stofnunar til staðfestingar og innleiðingarhópi til upplýsingar
Að fenginni staðfestingu telst tillaga samþykkt.
Tilkynning um árangurslaust samtal skal send sveitarstjórn/stjórn stofnunar og innleiðingarhópi til upplýsinga. Í framhaldi af tilkynningu um árangurslaust samtal mun sveitarstjórn aðstoða starfsfólk og stjórnendur við að ná fram breyttu skipulagi vinnutíma í samræmi við markmið fylgiskjals 2 með kjarasamningi aðila.
Náist ekki niðurstaða í samtalið með aðstoð sveitastjórnar/stjórn stofnunar, skal leita aðstoðar innleiðingarhóps.
Ef tillaga vinnutímanefndar er felld kann það að seinka gildistöku styttingar vinnutíma á viðkomandi stofnun.
Náist ekki samkomulag um styttri vinnutíma, styttist vinnutími starfsfólks engu að síður er nemur 13 mínútum á dag miðað við 40 stunda vinnuviku.