Spurt og svarað um innkaupamál

Samskipti sveitarfélags við bjóðendur

Samkvæmt 1. mgr. 17. gr. er sveitarfélagi, sem kaupanda, óheimilt að láta af hendi viðkvæmar upplýsingar sem fyrirtæki hefur lagt fram sem trúnaðarupplýsingar. Til slíkra upplýsinga teljast upplýsingar um rekstur, sértækar tæknilausnir, einingarverð, fjárhagsmálefni og viðskipti og aðrar þær upplýsingar sem skaðað geta hagsmuni fyrirtækisins ef aðgangur er veittur að þeim.

Rétt er að hafa í huga að lagaákvæðið er nú mun skýrara en áður um meðferð viðkvæmra fjárhagsupplýsinga. Eldri úrskurðir og dómar hafa því takmarkað gildi.

Rétt er að líta svo á að trúnaðarmerking ein og sér skipti ekki öllu máli þegar tekin er afstaða til beiðnar um aðgang að gögnum í útboðsmáli. Samkvæmt 1. mgr. 17. gr. OIL er sveitarfélagi sem kaupanda óheimilt að láta af hendi viðkvæmar upplýsingar sem fyrirtæki hefur lagt fram og einingaverð og sérstakar tæknilausnir falla þar undir.

Tegundir samninga

Nei, það kemur skýrt fram í 13. gr. að lögin taka ekki til samninga sem gerðir eru til að koma á eða framkvæma samvinnu milli tveggja eða fleiri opinberra aðila varðar almannahagsmuni og hefur það markmið að tryggja að sú opinbera þjónusta sem aðilarnir veita nái sameiginlegum markmiðum. Byggðasamlög um grunnþjónustu sveitarfélaga eru ótvírætt opinber aðili í þessu sambandi.

Já, það er hugsanlegt. Fara verður í gegnum þau atriði sem tiltekin eru í 13. gr. til þess að kanna hvort eignarhaldsfélagið teljist lögaðili á vegum hins opinbera. Almennt má reikna með að sé húsnæði notað í lögbundinni þjónustu sveitarfélags, teljist lögaðilinn „á vegum hins opinbera“.

Innkaupareglur sveitarfélaga

Já, sveitarfélög hafa heimild til þess að setja sér innkaupareglur og útfæra í þeim meginreglur laga um opinber innkaup. Sjá nánar umfjöllun um innkaupareglur sveitarfélaga[BG1] hér.

Já, mælt er með því að innkaupareglur séu endurskoðaðar. Sjá nánar umfjöllun hér.

Já, það er ekkert sem mælir gegn því að innkaupareglur sveitarfélags hafi víðara gildissvið að þessu leyti. Til eru dæmi um slíkar reglur (sjá viðskiptareglur Norðurþings).

Já, sambandið mun gefa út fyrirmynd en með einfaldari framsetningu en gert var á sínum tíma þegar fyrirmyndir byggðust á lögum nr. 84/2007.

Auglýsingaskylda sveitarfélaga

Samkvæmt 55. gr. er sveitarfélögum skylt að auglýsa opinberlega innkaup sín, stofnana sinna og annarra opinberra aðila á sínum vegum á heimasíðunni útboðsvefur.is þegar áformaður samningur fer yfir viðmiðunarfjárhæðir skv. 1. mgr. 23. gr. OIL. Ef sveitarfélag velur að hafa innkaupareglur þarf að ganga úr skugga um að auglýsingaskylda samkvæmt þeim sé í samræmi við lög um opinber innkaup.

Auglýsing eða tilkynning skal fyrst og fremst bera með sér að viðkomandi sveitarfélag eða tengdur aðili hyggist gera samning um vörukaup, þjónustukaup eða verklega framkvæmd. Rétt er að vísa til 55. gr. OIL en þar kemur fram að í auglýsingu skulu koma fram nægilega miklar upplýsingar til að fyrirtæki geti tekið afstöðu til þess hvort þau sækist eftir viðskiptunum.

Skylt er að birta auglýsingar um innkaup yfir viðmiðunarmörkum á heimasíðunni útboðsvefur.is. Sú heimasíða vísar síðan á upprunasvæði þar sem allar nánari upplýsingar eru veittar. Upprunasvæði eru oftast auglýsing á vef þess sveitarfélags, sveitarfélaga eða tengdra aðila er standa fyrir innkaupunum. Einnig ætti eftir atvikum að nota staðbundna fréttamiðla. Undirstrikað er að skylt er að birta auglýsingu / tilkynningu með rafrænum hætti á utboðsvefur.is.

Ákvarðanir um gildistíma samnings

Já, samkvæmt 90. gr. er heimilt að breyta samningi ef eitthvert þeirra skilyrða er uppfyllt sem fram koma í greininni. Þegar metið er hvort breytingar séu óverulegar ber að horfa til meginreglna um opinber innkaup og hvernig breytingin snýr gagnvart öðrum aðilum ásamt því að rýna hvert heildarverðmæti samnings yrði að gerðum breytingum.

Nefna má þessi tilvik:

  • Breyting hefði gert fleiri bjóðendum kleift að taka þátt í upphaflegu innkaupaferli hefði hún verið til staðar í upphafi.
  • Breyting verður á fjárhagslegu jafnvægi samnings eða rammasamnings í þágu fyrirtækis sem ekki var gert ráð fyrir í upphaflegum samningi eða rammasamningi.
  • Breyting víkkar verulega út gildissvið samnings eða rammasamnings.
  • Ef annað fyrirtæki kemur í stað þess sem kaupandi gerði upphaflegan samning án heimildar í 90. gr.

Ef endurskoðunarákvæðið tiltekur flokkun á sorpi verður að líta svo á að breyting sé heimil.

Ráðgjöf í innkaupaferlinu

Sveitarfélögum hefur staðið til boða ráðgjöf hjá Ríkiskaupum. Með nýlegum lagabreytingum hefur verið skerpt á því að öllum opinberum aðilum er heimilt að leita til Ríkiskaupa til að fá aðstoð við útboð og ráðgjöf. Á heimasíðu Ríkiskaupa er fjallað sérstaklega um þjónustu þeirra ásamt gjaldskrá.

Sérfræðingar á innkaupadeild Reykjavíkurborgar búa einnig yfir mikilli þekkingu og eru reiðubúnir til þess að deila reynslu sinni með stjórnendum annarra sveitarfélaga sé eftir því leitað.

Starfskjör starfsmanna, undirverktaka og keðjuábyrgð

Samkvæmt 3. mgr. 66. gr. er kaupanda heimilt að hafna gerð samnings við þann bjóðanda sem lagt hefur fram fjárhagslega hagkvæmasta tilboðið ef hægt er að sýna fram á að tilboðið uppfyllir ekki kjarasamninga, löggjöf um umhverfisvernd eða félagsleg réttindi. Vert er að leggja áherslu á að kaupandi verður að geta sýnt fram á með viðhlítandi hætti að slík skilyrði séu til staðar sem réttlæta beitingu heimildarinnar. Ekki er hægt að taka slíka ákvörðun á grundvelli orðróms eða gruns.

Nei, samkvæmt 88. gr. er skylt að krefjast þess í útboðsgögnum að bjóðandi upplýsi hvaða hluta samnings hann hyggst láta þriðja aðila framkvæma sem undirverktaka og skulu þær upplýsingar liggja fyrir áður en samningur er undirritaður.

Já, viðsemjandi skal bæði skal upplýsa verkkaupa um hvaða undirverktaka hann hyggst nota og leita samþykkis verkkaupa áður en undirverktakinn hefur störf. Undirverktaka skal í öllum tilvikum byggjast á skriflegum verksamningi sem sveitarfélagið getur kallað eftir.

Samkvæmt 88. gr. er kaupanda (sveitarfélagi) heimilt að krefjast þess að viðsemjandi leggi fram hæfisyfirlýsingu skv. 73. gr. fyrir undirverktaka. Ef útilokunarástæður skv. 68. gr. eiga við undirverktaka, t.d. að hann hafi brotið gegn skyldum um greiðslu opinberra gjalda, lífeyrissjóðsiðgjalda eða annarra lögákveðinna gjalda, getur sveitarfélag krafist þess að nýr undirverktaki komi í hans stað.

Hér er spurt um svokallaða „keðjuábyrgð“ sem hefur einkum verið til umfjöllunar á vettvangi aðila vinnumarkaðarins. Núgildandi lög um opinber innkaup hafa ekki að geyma ákvæði um keðjuábyrgð en heimilt er að setja slíka skilmála í útboðsauglýsingu. Þ.e. bæði er hægt að hafa ákvæði um starfskjör og keðjuábyrgð sbr. umfjöllun hér[BG2] .

Kærunefnd útboðsmála

Ákvörðun löggjafans byggðist á því meginsjónarmiði að ákveðið samræmi ætti að ríkja í innkaupum allra opinberra aðila hér á landi, þ.e. að sömu reglur giltu að meginstefnu til um innkaup ríkisaðila og sveitarfélaga. Talið var að sú nálgun tryggði best þá grunnreglu í opinberum innkaupum að jafnræði ríki með bjóðendum og að allir bjóðendur, óháð viðsemjanda, eigi kost á því að fá endurskoðun á ákvörðunum sem teknar eru um innkaup.

Sambandið og Reykjavíkurborg gerðu alvarlega athugasemd við að breytingin þýddi meiri útgjaldaauka og hærra flækjustig í innkaupaferlum. Þrír nefndarmenn í fjárlaganefnd gerðu fyrirvara við þá tillögu sem sneri að innkaupum sveitarfélaga.