Gagnalón Sambands íslenskra sveitarfélaga er komið í loftið og tilbúið til þess að taka á móti launaupplýsingum þeirra sveitarfélaga sem nota launakerfi Advania, H3 Laun, eða launakerfi Origo, SAP og Kjarna. Með gagnalóninu vonumst við til þess að minnka handvinnslu launafulltrúa við afhendingu gagna, auka öryggi og bæta upplýsingagjöf í þágu íbúa og sveitarfélaga. Upplýsingaöflunin er að auki úr hverjum mánuði og kemur því heilstæð mynd á heildarlaun yfir allt árið.
Hér fyrir neðan má finna ítarlegar leiðbeiningar fyrir launafulltrúa í H3, Kjarna og SAP, og glugga fyrir hverja breytu í gagnalóninu með lýsingu og tæmandi lista af gildum þegar við á.
Sumir reitir í gögnunum eru handvirkt stimplaðir inn og er það oft einstakt eftir sveitarfélögum hvernig ýmislegt er skráð. Við reynum eftir fremsta megni að fara yfir þessa reiti til þess að samræma í eins heiti svo milli sveitarfélaga einfalt sé að greina og birta niðurstöður úr gögnunum.
Mikið verk er að staðla upplýsingar innan gagnalónsins sem eru skráðar handvirkt, þar sem allur hugbúnaður er viðkvæmur fyrir ólíkum útgáfum af sama orði eða heitum. Þetta getur m.a. verið lítil breyting eins og bil fyrir aftan orð eða ólíkar styttingar á löngum orðum. Þetta krefst mikillar yfirferðar og því nýtum við fyrir fram skilgreind hugtök af listum sem finna má hér að neðan. Því óskar Samband íslenskra sveitarfélaga eftir því að í dálkana „Stéttarfélag“, „Kjarasamningur“ og „Starfsheiti samkvæmt starfsmati“ séu skráð gildi úr listum sem finna má undir sömu heitum hér að neðan. Þetta eru upplýsingar sem breyta þarf í skráningu hvers starfsmanns í launakerfið og er því ekki breytt beint í skýrslunni. Yfirferðin þarf aðeins að eiga sér stað einusinni og óskandi væri að þessar listar séu hafðir til hliðsjónar þegar nýtt starfsfólk er skráð í kerfið.
Leiðbeiningar við afhendingar gagna fyrir launafulltrúa í H3
Óskað er eftir því að þú, kæri launafulltrúi, bætir gagnalónsvinnslu við verkferli þitt þegar mánaðaruppgjörum hefur verið lokið. Vinnslan sem óskað er eftir er einföld og ætti að vera lítil fyrirhöfn fyrir launafulltrúa. Til þess að skila inn gögnum í byrjun hvers mánaðar þarf að fara í gegnum þessi þrjú skref:
- Fara inn í launakerfið H3 og opna gluggann „Úttak / SÍS gagnasöfnun / Framkvæma vinnsluna“.
- Fylla út vörpunartöflu.
- Velja viðeigandi mánuð og ýta á „Senda til vefþjónustu“ sem má finna undir flipanum „Aðgerðir“
Leiðbeiningarnar má einnig finna í kaflanum um gagnalónið í handbók H3.
Leiðbeiningar við afhendingar gagna fyrir launafulltrúa í Kjarna
Þeirri tengingu hefur verið komið á milli Kjarna og gagnalónsins að launaupplýsingarnar er sóttar sjálfkrafa til sveitarfélagsins eftir hver mánaðarmót. Ef tengingu hefur ekki verið komið á er hægt að senda póst á solveig.astudottir.dadadottir@samband.is og því verður kippt í liðinn.
Ekki er þar til gerður reitur fyrir vinnufyrirkomulag í Kjarna. Ef sveitarfélagið heldur utan um vinnufyrirkomulag þá biðjum megið þið endilega hafa samband við netfangið að ofan og láta vita hvar það er skráð svo hægt sé að tengja viðeigandi reit. Sveitarfélög hafa til að mynda notað reitina "Tenging innan fyrirtækis" og "Flokkun" til þess að halda utan um vinnufyrirkomulag.
Leiðbeiningar við afhendingar gagna fyrir launafulltrúa í SAP
Þeirri tengingu hefur verið komið á milli SAP og gagnalónsins að launaupplýsingarnar er sóttar sjálfkrafa til sveitarfélagsins eftir hver mánaðarmót. Ef tengingu hefur ekki verið komið á er hægt að senda póst á solveig.astudottir.dadadottir@samband.is og því verður kippt í liðinn.
Ártalið á því ári sem launin eru greidd.
Leyfileg gildi: 2023 og nýrra
Númer þess mánaðar sem gögnin eru send eða sótt í gagnalónið.
Leyfileg gildi: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
Nafn sveitarfélags eða B-hluta fyrirtækis, þegar við á.
Leyfileg gildi: Nafn sveitarfélagsins eða fyrirtækis.
Nafn, skammstöfun eða númer þess stéttarfélags sem starfsmaðurinn er í.
Hér fyrir neðan er skjal með tæmandi lista yfir þau stéttarfélög sem sambandið hefur umboð til að semja við og þar má finna hvernig hentar sambandinu best að þau séu skráð hjá hverjum starfsmanni.
Leyfileg gildi stéttarfélaga má finna hér.
Nafn eða númer viðeigandi kjarasamnings
Hér fyrir neðan er skjal með tæmandi lista yfir kjarasamninga sem sambandið safnar vegna og þar má finna hvernig hentar sambandinu best að þeir séu skráðir hjá hverjum starfsmanni.
Leyfileg gildi kjarasamnings má finna hér.
Segir til um það í hvaða mánuði launin eru greidd út, þ.e. mánuður launatímabils.
Við biðjum um að útborgunarmánuður sé settur í þennan dálk, auk dálksins Mánuður sem einnig er í töflunni. Það er gert svo hægt sé að sannreyna gögnin, en endrum og eins læðast inn villur til og frá með leiðréttingum launa og öðru tilfallandi.
Ef launin eru greidd út um mánaðarmótin maí-júní árið 2023 þá eru leyfileg gildi annað hvort 5 eða 202305.
Leyfileg gildi: Tölustafir á forminu MM eða YYYYMM
Á hvaða sviði starfsmaðurinn starfar, ef við á.
Leyfileg gildi: Heiti sviðs úr fellilista.
Tegund ráðningar er vailn úr fellilista inn í skráningarformi starfsmanns. Hvert sveitarfélag getur síðan bætt við fleiri tegundum ráðninga inn í kerfið hjá sér eftir því sem þörf krefur.
Leyfileg gildi:
| Íslenskt heiti | Enskt heiti (Kjarni) | Talnaskráning (H3) |
| T00 | ||
| Fastráðning | Permanent | T01 |
| Lausráðning | Vacancy/Freelance | T02 |
| Tímabundin ráðning | Fixed term | T03 |
| Afleysing | Replacement | T04 |
| … | … | … |
Vinnufyrirkomulag er hægt að skrá í starfamannaformi starfsmanns í launakerfum H3 og SAP, en ekki er sérstakur gluggi fyrir vinnufyrirkomulag í Kjarna.
Leyfileg gildi:
| Vinnufyrirkomulag |
| Dagvinna |
| Vaktavinna |
| Tímavinna |
| … |
Sí- og endurmenntun eða menntun sem metin er til launaflokka eða aðrar viðbætur umfram grunnlaunaflokk sem metnar eru til launaflokka. Á aðallega við um félagsmenn KÍ, FÍH og SLFÍ sem ekki fá viðbótarmenntun metna með persónuálagi samkvæmt dálk „Persónuálag vegna viðbótarmenntunar“.
Hér er átt við prósentutölu, en ekki þrep á launatöflu. Sem dæmi þá væru 2% skráð sem 2 í lónið.
Leyfileg gildi: 2, …, 30
Íslenska starfsflokkunin í 2. útgáfu frá árinu 1995, gefin út af Hagstofu Íslands, er skilgreind með 4 eða 6 tölustafa númeri (t.d. 1112 eða 3460.38). Sambandið geymir aðeins fyrstu fjóra tölustafina, en þó í lagi að senda 6.
Leyfileg gildi má finna hér í PDF skrá með ítarlegum lista yfir flokkunina.
Þrjú möguleg gildi:
| Talnagildi | Kyn |
| 1 | Karl |
| 2 | Kona |
| 3 | Kynsegin/hlutlaus kynskráning |
Haka þarf við að kennitölur starfsmanna fari í gagnalónið, sem eru auðvitað persónugreinanlegar. Það þarf þó ekki að hafa áhyggjur vegna þess að einungis sendast síðustu sex stafir í kennitölunni í gagnalónið, sem eru ekki viðkvæm gögn og hafa verið samþykkt af persónuvernd. Þetta er gert til þess að reikna út aldur og halda úti einkvæmu starfsnúmeri innan gagnalónsins sem hjálpar við viðhald gagnanna.
Leyfileg gildi: Sex stafa tala á forminu YYXXXC (Y: year, X: tala, C: century)
Starfsaldur starfsmanna talinn í mánuðum frá upphafi starfa hjá sveitarfélaginu. Reiknað sjálfkrafa út frá skráðum upplýsingum um starfsmann.
Leyfileg gildi: Tala stærri en 0 eða á forminu Y-M-D sem telur starfsaldur.
ISCED er alþjóðleg menntunarflokkun og er tölfræðirammi til þess að skipuleggja, samræma og flokka upplýsingar um skólastig og skólakerfi heims. Menningarmálastofnun Sameinuðu þjóðanna (UNESCO) heldur utan um flokkunina, en Hagstofan hefur gefið út íslenska flokkun menntunarstöðu, ÍSMENNT2011, sem finna má hér.
Leyfileg gildi má finna í töflunni hér að neðan.
ISCED 2011 |
Menntunarstig |
| 0 | Engin menntun eða minna en barnapróf |
| 00 | Engin menntun eða minna en barnapróf |
| 1 | Grunnskóli: barnaskólastig |
| 11 | Barnapróf, fullnaðarpróf |
| 2 | Grunnskóli: unglingastig |
| 20 | Grunnmenntun, nánari upplýsingar vantar |
| 21 | Unglingapróf |
| 22 | Grunnskólapróf, landspróf |
| 23 | Gagnfræðapróf |
| 24 | Bóknám á framhaldsskólastigi styttra en 2 ár |
| 25 | Starfsmenntun eftir grunnskóla styttri en 1 ár |
| 26 | Starfsmenntun eftir grunnskóla, 1–<2 ár |
| 27 | Grunndeildir iðna |
| 3 | Framhaldsskólanám |
| 30 | Framhaldsskólamenntun, nánari upplýsingar vantar |
| 31 | Starfsmenntun á framhaldsskólastigi, 2–<3 ár |
| 32 | Önnur starfsmenntun en iðngreinar á framhaldsskólastigi, 3 ár eða lengri |
| 33 | Burtfararpróf úr iðngrein |
| 34 | Sveinspróf |
| 35 | Listnám á framhaldsskólastigi, 2 ár eða lengra |
| 36 | Stúdentspróf |
| 37 | Annað bóknám á framhaldsskólastigi, 2 ár eða lengra |
| 4 | Framhaldsnám utan háskólastigs |
| 40 | Viðbótarstig, nánari upplýsingar vantar |
| 41 | Iðnmeistarapróf |
| 42 | Önnur starfsmenntun á viðbótarstigi |
| 43 | Bóknám á viðbótarstigi |
| 44 | Stutt hagnýtt nám á háskólastigi, grunndiplóma |
| 5 | Háskólamenntun, stutt nám |
| 51 | Starfsmenntun á háskólastigi án háskólagráðu, 2–3 ár |
| 52 | Almenn menntun á háskólastigi án háskólagráðu, 2–3 ár |
| 6 | Háskólamenntun, bakkalárgráða |
| 60 | Háskólamenntun, nánari upplýsingar vantar |
| 61 | Bakkalár-háskólagráða |
| 62 | Viðbótardiplóma við bakkalárgráðu |
| 7 | Háskólamenntun, meistaragráða |
| 71 | Langt nám til fyrstu háskólagráðu, 5 ár eða lengra |
| 72 | Meistaragráða |
| 8 | Doktorsmenntun |
| 80 | Doktorsgráða |
| 9 | Óþekkt |
| 99 | Óþekkt |
Númerið er allt að 24 stafa auðkennisnúmer starfsmanns sem er ópersónugreinanlegt og er sjálfvirkt búið til fyrir hvern starfsmann.
Persónuálag vegna símenntunar (starfsreynslu), sjá gr. 10.2.2 í viðeigandi kjarasamningum.
Leyfileg gildi: Prósenta frá 0% upp í 30%
Sjá gr. 10.2.3 – 10.2.7 í kjarasamningum. Einnig í gr. 1.3.2.1 og 1.3.2.2 og gr. 1.3.3 í kjarasamningi FG, í gr. 10.4.1-10.4.1.2 í kjarasamningi FL, í gr. 10.4.1 og 10.4.2. í kjarasamningi FSL og í gr. 1.3.6 og 1.4.3.1 í kjarasamningi SÍ.
Leyfileg gildi: Tölustafir
Vinnustaður starfsmannns
Leyfileg gildi: Heiti vinnustaðar
Starfsheiti samkvæmt launaseðli. Þetta má vera skráð á máta sem er skýrt fyrir sveitarfélagið. Sambandið notast ekki við þetta starfsheiti nema starfsheiti samkvæmt starfsmati vanti.
Leyfileg gildi: Starfsheiti starfsmanns
Starfsheiti samkvæmt starfsmati eða kjarasamningi. Það er áríðandi að þetta sé fyllt út rétt.
Hér fyrir neðan má finna tæmandi lista af starfsheitum samkvæmt starfsmati. Annars vegar frá heimsíðu Starfsmats, sem ber heitið SAMSTARF, og hins vegar frá Kennarasambandi Íslands. Hér skiptir máli að öll orð séu skrifuð út og að ekki sé teknar fram auka upplýsingar á borð við vinnustað eða stéttarfélag.
Leyfileg gildi: starfsmat.is og starfsheiti KÍ
Starfshlutfall er hlutfall á bilinu 0 til 1.
Leyfileg gildi: 0, …, 1
Samkvæmt kjarasamningi, á stundum ekki við og getur því verið tómur.
Leyfileg gildi: Tómt eða tölustafir
Sí- og endurmenntun eða menntun sem metin er til launaflokka eða aðrar viðbætur umfram grunnlaunaflokk sem metnar eru til launaflokka.
Þetta á aðallega við um félagsmenn KÍ, FÍH og SLFÍ sem ekki fá viðbótarmenntun metna með persónuálagi samkvæmt dálki „personualag_vidbotarmenntun“
Leyfileg gildi: Tveggja til þriggja stafa tölur.
Fjöldi fastra yfirvinnutíma, talið í klukkutímum, ef við á.
Leyfileg gildi: Tölustafir.
Skráðir unnir yfirvinnutímar á launatímabilinu, taldir í klukkutímum.
Leyfileg gildi: Tölustafir.
Tímabundin viðbótarlaun reiknast í TV-einingum sem bætast við heildarlaun starfsmanns eftir að þau hafa verið reiknuð samkvæmt öðrum launamyndunarþáttum kjarasamningsins.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Greiðslur vegna orlofs starfsmanna vegna yfirvinnu og vaktarálags.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Sjá grein 1.1.4 í kjarasamningum háskólamenntaðra starfsmanna.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Samtals laun viðkomandi starfsmanns í mánuðinum. Á ekki við akstursgreiðslur eða launatengd gjöld.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Allar greiðslur fyrir akstur, fastar greiðslur eða samkvæmt aksturbók.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Greiðslur vegna ferðalaga starfsmanna innanlands og erlendis.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Heildargreiðsla vegna mótframlags launagreiðanda í skyldu- og séreignasjóði lífeyrissjóða, tryggingagjald, sjúkra-, orlofs-, endurmenntunar-, vísinda- og starfsendurhæfingasjóði.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Grunnlaun með persónuálagi starfsmanns.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Yfirvinnulaun fyrir fasta yfirvinnutíma.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Yfirvinnulaun fyrir breytilega yfirvinnutíma.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Álag vegna vaktavinnu, álag vegna mætingar fyrir kl. 8.00 í leikskólum. Hér er ekki átt við persónuálag.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
Fjöldi klukkutíma þar sem greitt er álag vegna vaktavinnu, álag vegna mætingar fyrir kl. 8.00 í leikskólum. Hér er ekki átt við persónuálag.
Leyfileg gildi: Tölustafir.
Vaktahvati vegna fjölbreytileika og fjölda vakta á launatímabili samkvæmt skipulögðum vöktum innan vinnutímaskyldu.
Leyfileg gildi: Hlutfall á bilinu 0 til 0.125, ekki einingarnar í prósentum
| Hlutfall | Einingar í prósentum |
| 0,000 | 0% |
| 0,025 | 2,5% |
| 0,075 | 7,5% |
| 0,100 | 10% |
| 0,125 | 12,5% |
Laun greidd fyrir vaktahvata.
Leyfileg gildi: Upphæð í krónum.
ATH! Þessu er ekki safnað, hér eiga engar upplýsingar að vera.
Leyfileg gildi: Tómt.
ATH! Þessu er ekki safnað, hér eiga engar upplýsingar að vera.
Leyfileg gildi: Tómt.