Þann 15. júlí 2018 tóku gildi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 er byggja á reglugerð ESB um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga. Nýju lögin eru viðamikil og veita einstaklingum aukin réttindi þegar kemur að persónuvernd en leggja um leið auknar skyldur á aðila er vinna með persónuupplýsingar, þar á meðal sveitarfélög. Í nýju lögunum fékk Persónuvernd einnig auknar heimildir til þess að sekta þá aðila er brjóta gegn lögunum. Verða sveitarfélög því að tryggja að persónuverndarmál í sveitarfélaginu séu með fullnægjandi hætti annars getur brot gegn lögunum falið í sér háar sektir.
Sveitarfélög vinna með mikið af viðkvæmum persónuupplýsingum í tengslum við lögbundna þjónustu þeirra, m.a. vegna reksturs grunnskóla, leikskóla, félagsþjónustu, öldrunarþjónustu, leyfisveitingar, starfsmannahald o.fl. Sveitarfélög bera ábyrgð á meðferð allra þessara upplýsinga og að farið sé að lögum um persónuvernd.
Helstu atriði er sveitarfélög þurfa að fara yfir, hvert og eitt, eru eftirfarandi:
- Er kominn persónuverndarfulltrúi hjá sveitarfélaginu, sem uppfyllir þær ríku kröfur sem gerðar eru í lögunum?
- Hefur vinnsla sveitarfélaga verið skoðuð, vinnsluskrá gerð og gögnin uppfærð reglulega?
- Hafa öryggiskerfi og skjalakerfi sveitarfélagsins verið skoðuð m.v. kröfur í nýjum lögum?
- Hafa samningar við vinnsluaðila verið yfirfarnir?
- Hefur sveitarfélagið sett sér persónuverndarstefnu og önnur skjöl sem lögin gera ráð fyrir og tryggt að skjölin séu aðgengileg í samræmi við lög?
- Eru regluleg fræðsla um persónuvernd fyrir alla starfsmenn sveitarfélagsins?
Samband íslenskra sveitarfélaga vann mikið starf við undirbúning nýju laganna og má finna stöðluð skjöl um persónuvernd hjá sambandinu sem nýtist sveitarfélögum. Þó þykir rétt að vekja athygli á því að nýju lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga fela í sér mikið af nýjum atriðum í persónuvernd. Því hefur sviðið þróast hratt og t.d. hafa vinnslusamningar og vinnsluskrár tekið breytingum frá því að lögin voru sett. Er því mikilvægt að persónuverndarfulltrúi sveitarfélagsins sé vel að sér í þróun persónuverndar og að vinna sveitarfélagsins í persónuverndarmálum sé í samræmi við nýjustu upplýsingar, dóma og úrskurði hverju sinni.
Lykilatriði í persónuvernd er að starfsfólk sveitarfélaga sé meðvitað um ábyrgð sína og þekki grunnatriði persónuverndar. Flestir öryggisbrestir eiga rætur að rekja til mannlegra mistaka sem hægt er að fækka með góðri fræðslu, leiðbeiningum og verkferlum. Einnig er nauðsynlegt að sveitarfélög séu með persónuverndarfulltrúa sem starfsfólk sveitarfélags getur leitað til með persónuverndarmál. Persónuverndarfulltrúi er mjög mikilvægur þegar kemur að framfylgd persónuverndar innan sveitarfélags sem og þegar kemur að fræðslu til starfsmanna.
Persónuvernd er með á vefsvæði sínu mikið magn upplýsinga og leiðbeininga er nýtast sveitarfélögum í sínum störfum og er hvatt til þess að starfsmenn kynni sér þær upplýsingar vel.
