Spurt og svarað um innkaupamál sveitarfélaga

Samskipti sveitarfélags við bjóðendur

Bjóðandi í útboði á sorphirðu vill fá aðgang að einingaverðum í tilboði keppinautar. Hvernig á að bregðast við?

Samkvæmt 1. mgr. 17. gr. er sveitarfélagi, sem kaupanda, óheimilt að láta af hendi viðkvæmar upplýsingar sem fyrirtæki hefur lagt fram sem trúnaðarupplýsingar. Til slíkra upplýsinga teljast upplýsingar um rekstur, sértækar tæknilausnir, einingarverð, fjárhagsmálefni og viðskipti og aðrar þær upplýsingar sem skaðað geta hagsmuni fyrirtækisins ef aðgangur er veittur að þeim.

Rétt er að hafa í huga að lagaákvæðið er nú mun skýrara en áður um meðferð viðkvæmra fjárhagsupplýsinga. Eldri úrskurðir og dómar hafa því takmarkað gildi.

Keppinautur þessa bjóðanda merkti ekki einingaverðskrána sem trúnaðarmál. Hefur það einhverja þýðingu?

Rétt er að líta svo á að trúnaðarmerking ein og sér skipti ekki öllu máli þegar tekin er afstaða til beiðnar um aðgang að gögnum í útboðsmáli. Samkvæmt 1. mgr. 17. gr. OIL er sveitarfélagi sem kaupanda óheimilt að láta af hendi viðkvæmar upplýsingar sem fyrirtæki hefur lagt fram og einingaverð og sérstakar tæknilausnir falla þar undir.

Tegundir samninga

Fellur þjónustusamningur milli sveitarfélags og byggðasamlags um málefni fatlaðs fólks undir reglurammann um opinber innkaup?

Nei, það kemur skýrt fram í 13. gr. að lögin taka ekki til samninga sem gerðir eru til að koma á eða framkvæma samvinnu milli tveggja eða fleiri opinberra aðila varðar almannahagsmuni og hefur það markmið að tryggja að sú opinbera þjónusta sem aðilarnir veita nái sameiginlegum markmiðum. Byggðasamlög um grunnþjónustu sveitarfélaga eru ótvírætt opinber aðili í þessu sambandi.

Fellur verksamningur um atvinnuhúsnæði í eigu eignarhaldsfélags undir reglurammann um opinber innkaup, ef sveitarfélag er hluthafi í eignarhaldsfélaginu?

Já, það er hugsanlegt. Fara verður í gegnum þau atriði sem tiltekin eru í 13. gr. til þess að kanna hvort eignarhaldsfélagið teljist lögaðili á vegum hins opinbera. Almennt má reikna með að sé húsnæði notað í lögbundinni þjónustu sveitarfélags, teljist lögaðilinn „á vegum hins opinbera“.

Innkaupareglur sveitarfélaga

Ákvæðið um innkaupareglur sveitarfélaga var fellt út þegar nýju lögin voru sett. Mega sveitarfélög samt setja sínar eigin innkaupareglur?

Já, sveitarfélög hafa heimild til þess að setja sér innkaupareglur og útfæra í þeim meginreglur laga um opinber innkaup. Sjá nánar umfjöllun um innkaupareglur sveitarfélaga[BG1] hér.

Þarf að endurskoða gildandi innkaupareglur sveitarfélags í framhaldi af nýjum lögum?

Já, mælt er með því að innkaupareglur séu endurskoðaðar. Sjá nánar umfjöllun hér.

Lög um opinber innkaup taka ekki til kaups og sölu á eignum. Mega innkaupareglur sveitarfélags vera með slík ákvæði, m.a. tiltaka að fjárhagsstaða sem og tæknileg geta viðskiptamanns skuli vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart sveitarfélaginu?

Já, það er ekkert sem mælir gegn því að innkaupareglur sveitarfélags hafi víðara gildissvið að þessu leyti. Til eru dæmi um slíkar reglur (sjá viðskiptareglur Norðurþings).

Mun sambandið áfram gefa út fyrirmyndir að innkaupareglum sveitarfélaga?

Já, sambandið mun gefa út fyrirmynd en með einfaldari framsetningu en gert var á sínum tíma þegar fyrirmyndir byggðust á lögum nr. 84/2007.

Auglýsingaskylda sveitarfélaga

Hvað þarf að endurskoða í innkaupareglum sveitarfélags varðandi auglýsingar / tilkynningar?

Samkvæmt 55. gr. er sveitarfélögum skylt að auglýsa opinberlega innkaup sín, stofnana sinna og annarra opinberra aðila á sínum vegum á heimasíðunni útboðsvefur.is þegar áformaður samningur fer yfir viðmiðunarfjárhæðir skv. 1. mgr. 23. gr. OIL. Ef sveitarfélag velur að hafa innkaupareglur þarf að ganga úr skugga um að auglýsingaskylda samkvæmt þeim sé í samræmi við lög um opinber innkaup.

Hvernig á að orða auglýsingu / tilkynningu?

Auglýsing eða tilkynning skal fyrst og fremst bera með sér að viðkomandi sveitarfélag eða tengdur aðili hyggist gera samning um vörukaup, þjónustukaup eða verklega framkvæmd. Rétt er að vísa til 55. gr. OIL en þar kemur fram að í auglýsingu skulu koma fram nægilega miklar upplýsingar til að fyrirtæki geti tekið afstöðu til þess hvort þau sækist eftir viðskiptunum.

Hvar á birta auglýsingu / tilkynningu?

Skylt er að birta auglýsingar um innkaup yfir viðmiðunarmörkum á heimasíðunni útboðsvefur.is. Sú heimasíða vísar síðan á upprunasvæði þar sem allar nánari upplýsingar eru veittar. Upprunasvæði eru oftast auglýsing á vef þess sveitarfélags, sveitarfélaga eða tengdra aðila er standa fyrir innkaupunum. Einnig ætti eftir atvikum að nota staðbundna fréttamiðla. Undirstrikað er að skylt er að birta auglýsingu / tilkynningu með rafrænum hætti á utboðsvefur.is.

Ákvarðanir á gildistíma samnings

Má gera breytingar á samningi á gildistíma hans?

Já, samkvæmt 90. gr. er heimilt að breyta samningi ef eitthvert þeirra skilyrða er uppfyllt sem fram koma í greininni. Þegar metið er hvort breytingar séu óverulegar ber að horfa til meginreglna um opinber innkaup og hvernig breytingin snýr gagnvart öðrum aðilum ásamt því að rýna hvert heildarverðmæti samnings yrði að gerðum breytingum.

Nefna má þessi tilvik:

  • Breyting hefði gert fleiri bjóðendum kleift að taka þátt í upphaflegu innkaupaferli hefði hún verið til staðar í upphafi.
  • Breyting verður á fjárhagslegu jafnvægi samnings eða rammasamnings í þágu fyrirtækis sem ekki var gert ráð fyrir í upphaflegum samningi eða rammasamningi.
  • Breyting víkkar verulega út gildissvið samnings eða rammasamnings.
  • Ef annað fyrirtæki kemur í stað þess sem kaupandi gerði upphaflegan samning án heimildar í 90. gr.

Í sveitarfélagi er tekin ákvörðun um að taka upp flokkun á sorpi. Samningur við sorphirðuaðila tilgreinir ekki að umfangið sé miðað við óflokkað sorp en í endurskoðunarákvæði segir að ráðgert sé að taka upp flokkun. Má breyta samningnum á grundvelli þessa ákvæðis og láta hana taka til hirðingar á flokkuðu sorpi?

Ef endurskoðunarákvæðið tiltekur flokkun á sorpi verður að líta svo á að breyting sé heimil.

Ráðgjöf í innkaupaferlinu

Stefnt er að útboði um skólaakstur. Nokkuð flókin útboðslýsing (margar akstursleiðir, fámennt en landstórt sveitarfélag). Hvaðan getum við fengið ráðgjöf í undirbúningsferlinu?

Sveitarfélögum hefur staðið til boða ráðgjöf hjá Ríkiskaupum. Með nýlegum lagabreytingum hefur verið skerpt á því að öllum opinberum aðilum er heimilt að leita til Ríkiskaupa til að fá aðstoð við útboð og ráðgjöf. Á heimasíðu Ríkiskaupa er fjallað sérstaklega um þjónustu þeirra ásamt gjaldskrá.

Sérfræðingar á innkaupadeild Reykjavíkurborgar búa einnig yfir mikilli þekkingu og eru reiðubúnir til þess að deila reynslu sinni með stjórnendum annarra sveitarfélaga sé eftir því leitað.

Starfskjör starfsmanna, undirverktaka og keðjuábyrgð

Bjóðandi í byggingu grunnskóla hyggst flytja inn vinnuafl til þess að standa að framkvæmdinni. Sveitarfélagið fékk ábendingu um að launakjör séu ekki í samræmi við kjarasamninga. Hvað á að gera?

Samkvæmt 3. mgr. 66. gr. er kaupanda heimilt að hafna gerð samnings við þann bjóðanda sem lagt hefur fram fjárhagslega hagkvæmasta tilboðið ef hægt er að sýna fram á að tilboðið uppfyllir ekki kjarasamninga, löggjöf um umhverfisvernd eða félagsleg réttindi. Vert er að leggja áherslu á að kaupandi verður að geta sýnt fram á með viðhlítandi hætti að slík skilyrði séu til staðar sem réttlæta beitingu heimildarinnar. Ekki er hægt að taka slíka ákvörðun á grundvelli orðróms eða gruns.

Ræður viðsemjandi sveitarfélags því hvort hann lætur einhvern annan um að framkvæma hluta samnings (um þjónustu, vöru eða verklega framkvæmd)?

Nei, samkvæmt 88. gr. er skylt að krefjast þess í útboðsgögnum að bjóðandi upplýsi hvaða hluta samnings hann hyggst láta þriðja aðila framkvæma sem undirverktaka og skulu þær upplýsingar liggja fyrir áður en samningur er undirritaður.

Þarf að afla samþykkis sveitarfélags fyrir þeim aðila sem viðsemjandi vill láta framkvæma hluta samnings í undirverktöku?

Já, viðsemjandi skal bæði skal upplýsa verkkaupa um hvaða undirverktaka hann hyggst nota og leita samþykkis verkkaupa áður en undirverktakinn hefur störf. Undirverktaka skal í öllum tilvikum byggjast á skriflegum verksamningi sem sveitarfélagið getur kallað eftir.

Undirverktakinn er með viðskiptasögu hjá sveitarfélaginu, má horfa til hennar?

Samkvæmt 88. gr. er kaupanda (sveitarfélagi) heimilt að krefjast þess að viðsemjandi leggi fram hæfisyfirlýsingu skv. 73. gr. fyrir undirverktaka. Ef útilokunarástæður skv. 68. gr. eiga við undirverktaka, t.d. að hann hafi brotið gegn skyldum um greiðslu opinberra gjalda, lífeyrissjóðsiðgjalda eða annarra lögákveðinna gjalda, getur sveitarfélag krafist þess að nýr undirverktaki komi í hans stað.

Má sveitarfélag gera vangoldnar launagreiðsl­ur beint upp við undirverktaka standi aðalverktaki (viðsemjandi) ekki í skilum með launatengdar greiðslur?

Hér er spurt um svokallaða „keðjuábyrgð“ sem hefur einkum verið til umfjöllunar á vettvangi aðila vinnumarkaðarins. Núgildandi lög um opinber innkaup hafa ekki að geyma ákvæði um keðjuábyrgð en heimilt er að setja slíka skilmála í útboðsauglýsingu. Þ.e. bæði er hægt að hafa ákvæði um starfskjör og keðjuábyrgð sbr. umfjöllun hér[BG2] .

Kærunefnd útboðsmála

Af hverju voru innkaup sveitarfélaga (undir EES-fjárhæðum) sett undir lögsögu kærunefndar?

Ákvörðun löggjafans byggðist á því meginsjónarmiði að ákveðið samræmi ætti að ríkja í innkaupum allra opinberra aðila hér á landi, þ.e. að sömu reglur giltu að meginstefnu til um innkaup ríkisaðila og sveitarfélaga. Talið var að sú nálgun tryggði best þá grunnreglu í opinberum innkaupum að jafnræði ríki með bjóðendum og að allir bjóðendur, óháð viðsemjanda, eigi kost á því að fá endurskoðun á ákvörðunum sem teknar eru um innkaup.

Var einhugur um þessa nálgun?

Sambandið og Reykjavíkurborg gerðu alvarlega athugasemd við að breytingin þýddi meiri útgjaldaauka og hærra flækjustig í innkaupaferlum. Þrír nefndarmenn í fjárlaganefnd gerðu fyrirvara við þá tillögu sem sneri að innkaupum sveitarfélaga.



.