Starfsmannamál – Spurt og svarað vegna COVID-19

Á þessum krefjandi tímum reynir mikið á starfsemi og innviði sveitarfélaganna. Þá geta vaknað ýmsar spurningar tengdar starfsmannamálum sem nauðsynlegt er að hafa svör við. Af þeim sökum hefur sambandið tekið saman spurningar og svör við helstu álitaefnum sem upp geta komið og tengjast starfsmannamálum.

Þá hefur Alþingi samþykkt breytingar á almannavarnalögum sem kveða á um borgaralega skyldu starfsmanna opinberra aðila til að gegna störfum í þágu almannavarna á hættustundu og á síðunni er að finna spurningar og svör í tenglum við þá heimild.

Hér má einnig finna spurningar og svör um ráðningar starfsmanna úr bakvarðasveit velferðarþjónustunnar.

1. Almennt um starfsmannamál vegna Covid-19

1.1. Sóttkví eða veikindi

Sambandið hefur gefið út gagnlegar leiðbeiningar um launagreiðslur til starfsmanna vegna sóttkvíar og veikinda.

1.2. Barn starfsmanns veikt eða í sóttkví

Sé barnið veikt nýtur starfsmaður réttar til launa vegna veikinda barns.

Sé barn í sóttkví en ekki veikt er það mat sveitarfélags hverju sinni hvernig bregðast eigi við. Hugsanlega getur starfsmaður sinnt vinnu heiman frá sér og á þá rétt á fullum launum. Ef svo er ekki verður að líta til sjónarmiða um fjölskylduábyrgð og aldurs barns í sóttkví og eftir atvikum hafa hliðsjón af tilmælum um greiðslur launa til starfsmanns í sóttkví að beiðni heilbrigðisyfirvalda eða stofnunar. Með barni er í þessu samhengi átt við barn á leikskólaaldri eða í 1.-4. bekk í grunnskóla. Geti starfsmaður ekki sinnt sínu dagsdaglega starfi heiman frá eru sveitarfélög hvött til að finna önnur verkefni fyrir starfsmanninn í samráði við hann sbr. umfjöllun hér að aftan undir lið 4 „Hugsum í lausnum – nýtum starfskrafta“.

1.3. Fjarvera vegna undirliggjandi sjúkdóma

Sé starfsmaður í sóttkví samkvæmt fyrirmælum heilbrigðisyfirvalda á Íslandi, meðal annars vegna undirliggjandi sjúkdóma, skal starfsmaður fá greidd laun. Fjarvistir á meðan á dvöl í sóttkví stendur teljast þó ekki til veikinda. Gert er ráð fyrir því að starfsfólk sem getur sinnt starfi sínu að heiman geri það í sóttkví enda sé viðkomandi ekki veikur. Geti starfsmaður ekki sinnt sínu dagsdaglega starfi heiman frá eru sveitarfélög hvött til að finna önnur verkefni fyrir starfsmanninn í samráði við hann sbr. umfjöllun hér að aftan undir lið 4 „Hugsum í lausnum – nýtum starfskrafta“.

1.4. Getur sveitarfélagið óskað eftir læknisvottorði?

Almennt geta sveitarfélög farið fram á vottorð um veikindi starfsmanna, að þeir séu í sóttkví samkvæmt fyrirmælum heilbrigðisyfirvalda eða eigi að halda sig heima vegna undirliggjandi sjúkdóma. Sé einstaklingur í sóttkví getur hann sótt vottorð með rafrænum hætti í gegnum heilsuvera.is. Embætti landlæknis hefur þó óskað eftir því að vinnuveitendur meti hverju sinni hvort nauðsyn sé á vottorði ef ekki er hægt að fá þau rafrænt enda er mikið álag á heilbrigðiskerfinu í um þessa mundir, hvort sem það eru heilsugæslur eða aðrar stofnanir.

1.5. Starfsmaður sendur heim vegna lokunar vinnustaðar

Ef vinnustaður getur ekki skipulagt starfsemina líkt og nálægðartakmarkanir samkomubanns mæla fyrir um þá getur stofnun þurft að senda starfsmenn heim. Hvort sem starfsmenn geta sinnt vinnuskyldu sinni heiman frá sér eða ekki ber vinnuveitanda að greiða starfsmanni áfram laun, enda er það vinnuveitandinn sem afþakkar vinnuframlagið. Geti starfsmaður ekki sinnt sínu dagsdaglega starfi heiman frá eru sveitarfélög hvött til að finna önnur verkefni fyrir starfsmanninn í samráði við hann sbr. umfjöllun hér að aftan undir lið 4 „Hugsum í lausnum – nýtum starfskrafta“.

1.6. Starfsmaður getur ekki sinnt vinnu vegna skertrar þjónustu

Þessi staða getur komið upp t.d. ef að starfsmaður fær ekki leikskólaþjónustu, ung börn fá ekki fullan skóladag eða frístund, þjónusta við fatlaða skerðist o.s.f.v. Með barni er í þessu samhengi átt við barn á leikskólaaldri eða í 1.-4. bekk í grunnskóla.

Meginreglan er sú að starfsmaður fær greidd laun í samræmi við vinnuframlag sitt. Geti starfsmaður ekki sinnt vinnuskyldu vegna fjölskylduábyrgðar falla launagreiðslur fyrir þann tíma alla jafna niður nema til komi annarskonar lögmætar ástæður fjarveru líkt og launað leyfi, orlof eða veikindi barna.

Sambandið beinir þeim tilmælum til sveitarfélaga að sýna starfsfólki sínu eins mikinn sveigjanleika og unnt er miðað við þær aðstæður sem uppi eru. Sveitarfélög hafa eðli málsins samkvæmt mismikið svigrúm til að koma til móts við starfsfólk vegna eðlis starfa viðkomandi, hvort um bundna viðveru sé að ræða eða sveigjanlega o.s.frv. Sveitarfélög verða því að útfæra þetta í sínu nærumhverfi.

Sveitarfélög eru einnig hvött til þess að hugsa í lausnum og finna verkefni fyrir starfsmenn sem hægt er að sinna heiman frá sbr. umfjöllun hér að aftan undir lið 4 „Hugsum í lausnum – nýtum starfskrafta“.

2. Borgaraleg skylda starfsmanna opinberra aðila

Nýsamþykkt bráðabirgðaákvæði almannavarnarlaga nr. 82/2008 kveður á um borgaralega skyldu starfsmanna opinberra aðila til að gegna störfum í þágu almannavarna á hættustundu.

Greinin felur það í sér að opinberum aðilum er heimilt að fela starfsmönnum tímabundið breyttar starfsskyldur og að flytja starfsmenn tímabundið milli starfsstöðva og opinberra aðila til að sinna verkefnum sem hafa forgang á hættustundu.

Starfsmenn skulu halda óbreyttum launakjörum við slíkar aðstæður en skulu fá greidda yfirvinnu ef starfsskyldur eru umfram hefðbundna vinnuskyldu.

Þó er starfsmaður undanþeginn framangreindri skyldu sé heilsufari hans, eða annars einstaklings sem hann ber ábyrgð á, svo háttað að öryggi hans og heilsu sé stefnt í sérstaka hættu með því að fela honum að gegna slíkum störfum.

2.1. Hvenær virkjast heimildin?

Þegar ríkislögreglustjóri hefur lýst yfir neyðarstigi eða að það sé yfirvofandi.

Hættustund telst vera fyrir hendi í skilningi laganna þegar ríkislögreglustjóri hefur lýst yfir hæsta almannavarnastigi samkvæmt reglugerð um flokkun almannavarnastiga, eða hefur lýst því yfir að það sé yfirvofandi. Samkvæmt núgildandi reglugerð um flokkun almannavarnastiga nr. 650/2009 er hæsta almannavarnastig neyðarstig. Ríkislögreglustjóri lýsti yfir neyðarstigi í samráði við sóttvarnalækni vegna kórónaveiru (COVID-19) þann 6. mars sl.

2.2. Til hverra nær heimildin?

Til allra starfsmanna ríkis, sveitarfélaga og fyrirtækja í þeirra eigu.

Opinberir aðilar samkvæmt þessu lagaákvæði eru ríki, sveitarfélög og fyrirtæki í þeirra eigu. Aðili telst opinber ef hann getur borið réttindi og skyldur að lögum og sérstaklega hefur verið stofnað til hans í því skyni að þjóna almannahagsmunum.

2.3. Hvað þýðir heimildin fyrir starfsmenn?

Heimildin veitir vinnuveitanda víðtækar heimildir til að gera breytingar á störfum starfsmanna.

Mögulega þarf að færa þjónustu af starfsstöð þannig að t.d. dagþjónustu fatlaðra og/eða aldraðra verði sinnt í heimaþjónustu, kennslu hjá menntastofnunum verði sinnt í fjarkennslu eða gerðar verði kröfur um að starfsmenn vinni heima.

Þá getur þurft að fela starfsmönnum önnur störf en þeir gegna alla jafna svo sem að gegna auknu hlutverki varðandi þrif og sóttvarnir, fara úr sérhæfðum sérfræðistörfum í þjónustu- eða afgreiðslustörf o.s.frv. Einnig gæti vinnufyrirkomulag breyst að öðru leyti þar sem t.d. kennsla fer fram á öðrum stundum en venjulega.

Einnig getur þurft að færa fólk milli vinnustaða, t.d. ef sú staða kemur upp að fjöldi starfsmanna á einni starfsstöð eða á einum vinnustað er í sóttkví og því þurfi að leita aðstoðar annarra opinberra aðila til að sinna nauðsynlegri almannaþjónustu.

Að auki getur heimildin falið í sér flutning milli starfa innan sveitarfélags, milli sveitarfélaga, milli sveitarfélaga og ríkis, milli ríkisstofnana, o.s.frv. samkvæmt samkomulagi þeirra opinberu aðila sem um ræðir hverju sinni að teknu tilliti til meðalhófs.

2.4. Hver tekur ákvörðun um að nýta heimildina?

Forstöðumanni eða æðsta yfirmanni starfsmanns er heimilt að fela honum tímabundið breyttar starfsskyldur eða senda hann á annan vinnustað til þess að sinna verkefnum opinbers aðila, sem hafa forgang á hættustundu.

2.5. Með hve skömmum fyrirvara er hægt að beita heimildinni?

Heimildin miðar að því hægt sé að bregðast hratt og örugglega við síbreytilegu ástandi. Vinnuveitendur skulu reyna eftir fremsta megni að gera breytingar með eins miklum fyrirvara og hægt er en eðli heimildarinnar er þó þannig að það þarf ekki sérstakan fyrirvara á ákvörðun um breyttar starfsskyldur enda gerir neyðarástand sjaldnast boð á undan sér.

2.6. Eru takmarkanir á heimildinni?

Starfsmaður er undanþeginn þeirri skyldu að taka að sér önnur störf sé heilsufari hans, eða annars einstaklings sem hann ber ábyrgð á, svo háttað að öryggi hans og heilsu sé stefnt í sérstaka hættu með því að fela honum að gegna slíkum störfum.

Einnig þarf að hafa í huga þekkingu og færni starfsmanna til að takast á við breyttar starfsskyldur sem og þarfir þeirra sem njóta þjónustunnar sem veitt er. Tryggja þarf eftir fremsta megni að nauðsynleg fræðsla fari fram og að leitast sé við að setja sem hæfastan starfsmann í verkið til að tryggja sem best öryggi starfsfólks og þess sem þjónustuna þiggur.

2.7. Hvaða áhrif hefur heimildin á kjör starfsmanna?

Starfsmenn haldi óbreyttum launakjörum og fái greidda yfirvinnu ef starfsskyldur umfram hefðbundna vinnuskyldu þeirra aukast. Breyttar vinnuskyldur einar og sér eða breytt skipulag starfs skapar ekki rétt til yfirvinnugreiðslna.

Með óbreyttum launakjörum er átt við að starfsmenn haldi óbreyttum launum og réttindum. Er því gert ráð fyrir því að starfsmenn fái greitt aukalega ef vinnuskyldur þeirra aukast en að opinberir aðilar hafi svigrúm innan hvaða tíma sú vinnuskylda fer fram og einnig hvar, að teknu tilliti til meðalhófs. Gera má þá ráð fyrir því að þeir sem vinna almennt í dagvinnu eigi að skila vinnuframlagi innan dagvinnu annars komi til yfirvinnu og þeir sem almennt vinna vaktavinnu fái greitt samkvæmt því. Vinnuskylda telst ekki hafa aukist þótt tímabundið verði breyting á því hvenær vinnuframlag fer fram, t.d. ef kennsla fer fram á öðrum tímum en vinnuskýrsla kennara gerir ráð fyrir.

Komi til yfirvinnugreiðslna er yfirvinna greidd í samræmi við þann kjarasamning sem viðkomandi starfsmaður vinnur eftir. Dagvinnufólk fær yfirvinnu greidda ef það vinnur meira en vikuleg vinnuskylda kveður á um eða utan dagvinnu en vaktavinnufólk fær greitt í samræmi við kjarasamninga fyrir vaktavinnufólk.

Starfsmaður lækkar ekki í launum þrátt fyrir að taka við lægra launuðu starfi eða minni starfsskyldum.

Í vissum tilvikum getur komið upp sú staða að starfsmenn gangi í störf þar sem greidd eru hærri laun, til að mynda kennari sem sinnir starfi skólastjóra. Í þeim tilvikum geta ákvæði kjarasamninga um staðgengilsstarf átt við en sé ekki slíkt ákvæði í kjarasamningi eða aðrir kjarasamningar gilda um það starf gæti verið tilefni til að greiða viðkomandi starfsmanni laun í samræmi við kjarasamning sem gildir um starfið eða viðeigandi launaflokk. Í þeim aðstæðum þarf þó að gera greinarmun á því hvort starfsfólk er eingöngu að aðstoða í skamma stund á öðru starfssviði eða hvort fólk gengur sannarlega í önnur störf með aukinni ábyrgð.

Í þeim aðstæðum sem ákvæðið tekur til er mikilvægt að halda launareikningi sem einföldustum enda er tilgangur þess að opinberir aðilar geti nýtt mannauð sinn á neyðartímum án þess að þurfa að leggjast í tímafreka skoðun á kaupum og kjörum.

2.8 Hvernig skal hátta tilkynningum um breyttar starfsskyldur?

Ekki eru gerðar neinar formkröfur til tilkynninga um breyttar starfsskyldur. Ekki er því nauðsynlegt að gera skriflega samninga við starfsmenn enda sjaldnast tími til slíks hafi neyðarstigi almannavarna verið lýst yfir. Ef hægt er að koma því við er best að ræða við starfsmann um breytingarnar og eftir atvikum tilkynna honum síðan skriflega um breytingarnar t.d. með tölvupósti. Eðlilegt er þó að hafa samráð við starfsmenn sbr. umfjöllun í kafla 2.9

2.9 Þarf samráð við starfsmenn eða stéttarfélög þeirra?

Best er að vinnuveitandi og starfsmaður finni sameiginlega viðeigandi lausnir þegar nauðsynlegt er að breyta vinnuskyldum starfsmanns og að tekið sé tillit til einstaklingsbundinna þátta eftir fremsta megni. Samþykki starfsmanns eða stéttarfélags hans er þó ekki forsenda þess að vinnuveitandi geti breytt starfsskyldum á hættustundu.

Vinnuveitandi þarf þó alltaf að líta til aðstæðna starfsmanns hverju sinni eins og rakið er hér að framan. Telji starfsmaður að aðstæður hans séu með þeim hætti að hann falli undir fyrrgreinda skilgreiningu á því hvaða starfsmenn eru undanþegnir ákvæðinu ber honum að upplýsa vinnuveitanda um það svo fljótt sem auðið er.

3. Ráðningar af bakvarðasveit velferðarþjónustunnar

3.1. Hvar fær sveitarfélag upplýsingar um hvaða einstaklingar eru í bakvarðarsveit í sínu nágrenni?

Þau sveitarfélög sem óska eftir að ráða starfsfólk úr bakvarðasveit velferðarþjónustunnar nálgast upplýsingar um liðsauka hjá Sambandi íslenskra sveitarfélaga. Sveitarfélög hafa síðan samband við bakverði og er ráðningarsambandið á milli einstaklings og viðeigandi sveitarfélags. María Ingibjörg Kristjánsdóttir, félagsþjónustufulltrúi veitir sveitarfélögum upplýsingar um bakverði og er netfangið hennar maria@samband.is.

3.2. Hvernig er staðið að ráðningum?

Fulltrúi sveitarfélagsins hefur samband við þann einstakling úr bakvarðarsveit er hann hefur hug á að ráða tímabundið. Í flestum tilfellum er það sá sem almennt sér um ráðningar á viðkomandi starfsstöð. Einfaldast er að ráða einstaklinga í tímavinnu þar sem orlof er greitt jafnóðum og mælst er til þess að sú leið sé farin. Sveitarfélögum er þó heimilt að ráða tímabundið í hlutastörf eða full störf ef þau telja að slík útfærsla henti betur. Þarf þá sérstaklega að gæta að orlofsgreiðslum til þeirra starfsmanna.

Þegar öll atriði um ráðningu eru komin á hreint fær viðkomandi ráðningarsamning í tölvupósti þar sem óskað er eftir því að einstaklingurinn staðfesti þær upplýsingar og ráðningarsambandið.

Sé um starf að ræða er krefst upplýsingaöflunar úr sakaskrá ber að senda einnig til viðkomandi aðila ósk um heimild til upplýsingaöflunar úr sakaskrá og óska eftir því að viðkomandi staðfesti þá heimild í tölvupósti. Félagsmálaráðuneytið vinnur að því að útbúa leið þannig að þessi vinna gerist samhliða því að aðili skrái sig í bakvarðarsveit. Þessar leiðbeiningar verða uppfærðar þegar niðurstaða er komin í þá vinnu.

3.3. Ber að leita umsagna?

Meta þarf í hverju tilfelli fyrir sig hvort leita þarf umsagna eða ekki. Við það mat skal m.a. horft til þess hvort einstaklingurinn sé í einhverjum tilfellum einn með einstakling í viðkvæmri stöðu og hvort einstaklingurinn hafi áður unnið hjá sveitarfélaginu.

3.4. Laun

Laun taka mið af kjarasamningi viðkomandi stéttarfélags hjá viðkomandi sveitarfélagi

3.5. Réttindi bakvarðarstarfsmanna

Orlofsréttindi eru greidd jafnóðum sé um tímavinnu að ræða. Sé um hlutastarf eða fullt starf að ræða þarf að gæta sérstaklega að orlofsgreiðslur séu tryggðar.

Um réttarstöðu bakvarðarstarfsmanna vegna veikinda eða slysa fer samkvæmt ákvæðum um veikindarétt tímavinnumanna í viðeigandi kjarasamningi samkvæmt ráðningasamningi. Laun greiðast þó ekki lengur en ráðningu er ætlað að standa, nema þegar um er að ræða veikindi eða slys sem tengja má beint störfum í bakvarðasveitinni. Í þeim tilfellum eru sveitarfélög hvött til að tryggja umræddum starfsmönnum allt að 30 daga veikindarétt.

4. Hugsum í lausnum – nýtum starfskrafta

Sambandið hvetur sveitarfélög til að hugsa í lausnum þegar kemur að vinnuframlagi starfsmanna sem af einhverjum ástæðum geta ekki sinnt vinnuskyldu sinni með hefðbundnum hætti og geta ekki unnið heiman frá sér. Ef starfsmaður er í þeirri aðstöðu að geta ekki vegna fjölskylduábyrgðar sótt vinnu er hægt að finna verkefni er sinna má heiman frá eða á þeim tímum er starfsmaður getur farið af heimilinu. Sem dæmi má nefna símsvörun, svörun tölvupósta og stuðningssímtöl til hópa er njóta stuðnings félagsþjónustunnar. Hafi starfsstöð verið lokað vegna samkomubanns getur sveitarfélagið falið starfsmönnum það hlutverk, eftir atvikum að keyra út mat til aldraðra eða annarra þjónustuþega, annast innlit og/eða stuðningssímtöl til þjónustuþega, aðstoða í leik- og grunnskólum, aðstoða í búsetuúrræðum, við sorphirðu eða aðstoða við aðra grunnþjónustu er mikilvægt er að sinna og hugsanlega þurfa aukin mannafla nú um stundir.

Ávallt þarf þó að gæta að því að farið sé að öllum reglum almannavarna eftir því sem við á um samgöngubann, félagsfjarlægð, þrif, sóttvarnir o.s.frv. Hér þarf einnig að hafa í huga heilsufar starfsmanna, hæfni þeirra til að takast á við önnur störf sem og þarfir þeirra sem njóta þeirrar þjónustu sem um ræðir.