Rafræn skjalavarsla sambandsins

Samband íslenskra sveitarfélaga hefur fengið heimild Þjóðskjala-safns Íslands til þess að hefja rafræna skjalavörslu frá og með 2. nóvember nk.

Sambandið og samstarfsstofnanir þess hafa notað rafrænt mála- og skjalavörslukerfi frá árinu 2004, en það er ekki fyrr en nú að sótt hefur verið eftir heimild til þess að hafa skjalavörsluna eingöngu rafræna og öll varðveisla gagna verður framvegis rafræn. Fram að þessu hefur orðið að prenta öll skjöl út úr kerfinu til vörslu í skjalasafni.

Þegar nýju skjalavörslutímabili, sem hefst 2. nóvember nk., lýkur árið 2020  mun sambandið mynda rafræna vörsluútgáfu gagna úr rafræna mála- og skjalavörslukerfinu og afhenda Þjóðskjalasafni Íslands.

Á vef Þjóðskjalasafns Íslands má lesa nánar um rafræna skjalavörslu og þar segir m.a.:

„Reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim eru reglur um rafræn gagnakerfi afhendingarskyldra aðila. Ríkisstofnanir og sveitarfélög sem hyggjast varðveita gögn sín á rafrænu formi verða að fylgja þessum reglum, þ.m.t. að tilkynna öll rafræn kerfi þar sem varðveita á gögnin á rafrænu formi. Tilgangurinn er að tryggja örugga vörslu rafrænna gagna til framtíðar og að um gögnin séu til samræmdar upplýsingar til að auðvelda komandi kynslóðum að nota gögn frá okkar dögum. Rafræn gögn verða varðveitt á kerfisóháðum sniðum til þess að tryggja að hægt verði að lesa gögnin um alla framtíð.“

Samhliða verður tekinn upp nýr málalykill hjá sambandinu og samstarfsstofnunum þess og gefnar hafa verið út verklagsreglur um skjalavörslu og skjalagerð.

Kolbrún Erna Magnúsdóttir, skjalastjóri sambandsins

Kolbrún Erna Magnúsdóttir, skjalastjóri sambandsins.