Fjármála og verkefnastjórnun hjá sveitarfélögum

Almennt skilgreining á hugtakinu „stjórnun“ er að hafa áhrif á þá, sem vinna innan ákveðinnar heildar, á þann veg að starfið beinist í þá átt sem stjórnandinn telur æskilegt. Það byggir meðal annars á því að þeir verkferlar, sem nauðsynlegir eru til að ná settum markmiðum, séu nýttir til hins ítrasta.  

Starfsemi sveitarfélaga er þess eðlis að stjórnun felur í sér að taka þarf bæði mið af fjármálalegum þáttum svo og þeirri þjónustu sem sveitarfélagið er skuldbundið að veita íbúunum.

Hvernig er árangur í starfsemi sveitarfélagsins metinn? Árangur í starfsemi sveitarfélags er metinn á annan hátt en starfsemi fyrirtækis í einkarekstri. Einkafyrirtæki mælir árangur sinn í rekstrarafkomu eða ágóða með öðrum orðum. Árangur í rekstri sveitarfélags er mældur á annan hátt. Hann getur bæði verið mældur í magni þjónustunnar og gæðum hennar. Hann getur einnig verið mældur í fjárhagslegri stöðu þess. Endanleg niðurstaða í mati á árangri í rekstri sveitarfélagsins hlýtur að vera blanda af þessu öllu, þjónustumagni, gæðum þjónustunnar og fjárhagslegri afkomu. Markmiðið hlýtur að vera að fá sem mesta og besta þjónustu fyrir sem minnsta fjármuni.

Sveitarfélögin eru í þessu sambandi farin að leggja sívaxandi áherslu á mat á árangri þjónustunnar, mati á viðhorfum íbúanna og skilvirkni í ráðstöfun á tekjum þeirra. Eftir því sem verkefnum sveitarfélaganna fjölgar og þau verða flóknari, því mikilvægara er að hafa slíka heildarsýn yfir starfsemina.

Stjórnun á rekstri sveitarfélags felur í sér almenna áætlanagerð, samþættingu verkþátta, eftirfylgni og eftirlit. Vinna við áætlanagerð leggur grunn að útfærslu margra mikilvægra og afgerandi atriða í starfsemi sveitarfélagsins. Þar má nefna raunsæa markmiðssetningu, gerð fjárhagsáætlana, og  framkvæmdaáætlana. Ábyrgð sveitarstjórnar felst síðan í því að samþætta áætlanir út frá fyrirliggjandi möguleikum hverju sinni og framkvæma þær ákvarðanir sem teknar hafa verið. Að lokum þarf að vera fyrir hendi eftirlit með að verk séu framkvæmd í samræmi við samþykktar áætlanir og eftirfylgni með að færa til betri vegar það sem ástæða þykir til.  

Innra eftirlit hefur að markmiði að tryggja að það náist að uppfylla sett markmið í starfsemi sveitarfélagsins. Innra eftirlit er þannig hjálpartæki til að ná settum markmiðum en ekki markmið eitt og sér. Þannig tengjast allir, bæði kjörnir fulltrúar sem og starfsmenn sveitarfélagsins, innra eftirliti með framkvæmd á ákvörðunum sveitarstjórnar.

Innra eftirlit er skilgreint sem ferli sem er framkvæmt á ábyrgð kjörinna fulltrúa eða annarra stjórnenda og hefur að markmið að tryggja að sett markmið séu uppfyllt með hliðsjón af eftirfarandi þáttum:

  • Framkvæmd verks sé skilvirk og ábyrg.
  • Traustar skýrslur gefnar um fjárhagslega framvindu.
  • Unnið sé eftir tilheyrandi lögum og reglum.

Reynslan hefur sýnt að skilvirkt innra eftirlit hefur leitt af sér bætta nýtingu fjármuna, betri tengsl sveitarstjórnar við daglegan rekstur og skilvirkari viðbrögð ef eitthvað ber út af í daglegum rekstri.