Mörg sveitarfélög hafa nýtt sér heimild sem veitt var vegna covid-19 til að víkja frá tilteknum ákvæðum sveitarstjórnalaga til að tryggja starfshæfi sitt og auðvelda ákvarðanatöku við stjórn sveitarfélags.
Samgöngu- og sveitarstjórnarráðherra veitti slíka heimild þann 19. mars. sl. í fyrsta sinn en heimildin hefur verið framlengd tvisvar sinnum og gildir heimildin nú til 10. mars 2021.
Sambandið hefur fengið fyrirspurnir um hvernig sveitarstjórnir geti vikið frá tilteknum ákvæðum sveitarstjórnarlaga í sinni starfsemi og vill árétta að til þess að virkja þessar undanþágur þarf sveitarstjórn að taka ákvörðun á sveitarstjórnarfundi um hvaða skilyrði sveitarstjórnarlaga eigi að víkja frá og þá hvernig. Algengast er að sveitarfélög nýti sér þann möguleika að halda sveitarstjórnarfundi og nefndarfundi í fjarfundi og staðfesting fundargerða sé með öðrum hætti en mælt er fyrir um í 10. og 11. gr. auglýsingar um leiðbeiningar um ritun fundargerða sveitarstjórna. Sambandið vill vekja sérstaka athygli á því að ekki er heimilt að víkja frá því skilyrði sveitarstjórnarlaga að sveitarstjórnarfundir séu opnir fundir. Það þýðir að ef sveitarstjórnarfundir fara fram í fjarfundi þá þarf að finna tæknilega útfærslu til þess að senda út fundi svo þeir séu sannanlega opnir fundir í skilningi sveitarstjórnarlaga.
Ritun fundargerða
Mikið hefur verið spurt um undirritun fundargerða sveitarstjórna þar sem sveitarfélög eru að skoða meðal annars rafrænar undirskriftir. Þykir rétt að vekja athygli á því að í gildi er auglýsing um leiðbeiningar um ritun fundargerða sveitarstjórna frá 2013 og þar kemur skýrt fram að gerðabók skal undirrituð eigin hendi og fundargerð prentuð út og undirrituð af fundarmönnum. Þar af leiðandi er almennt ekki heimilt að undirrita fundargerðir rafrænt. Þessar leiðbeiningar eru settar samkvæmt heimild í 19. gr. sveitarstjórnarlaga. Það þýðir að þegar núgildandi bráðabirgðaheimild fellur úr gildi verður ekki lengur heimilt að undirrita fundargerðir sveitarstjórna og nefnda rafrænt. Sveitarfélög ættu að hafa það í huga þegar unnið er að útfærslu rafrænna undirritunar fundargerða og að það gæti verið varhugavertað fara í dýrar lausnir til að undirrita fundargerðir rafrænt þegar um er að ræða tímabundna heimild.
Vakin er athygli á því að lagt hefur verið fram frumvarp til laga um breytingu á sveitarstjórnarlögum og lögum um tekjustofna sveitarfélaga og hefur ákvæði um lágmarksíbúafjölda sveitarfélags fengið mikla umfjöllun. En í frumvarpinu má einnig finna tillögur að fleiri breytingum þar á meðal víðtækari heimild til fjarfunda sveitarstjórna og ráða. Verði sú breyting samþykkt má búast við því að auglýsing um leiðbeiningar um ritun fundargerða sveitarstjórna verði endurskoðuð til að ná betur utan um undirritun fundargerða þegar um er að ræða fjarfundi.